Gli Archivi di Stato sono organi periferici del Ministero della Cultura e afferiscono alla Direzione Generale Archivi.
Nel Codice dei beni culturali e del paesaggio (d. lgs. 42/2004, art. 101) gli Archivi, intesi come istituti della cultura, sono definiti come strutture permanenti che raccolgono, inventariano e conservano documenti originali di interesse storico e ne assicurano la consultazione per finalità di studio e di ricerca.
Gli Archivi di Stato sono presenti in ogni città capoluogo di provincia per un totale di 100 sedi e da essi dipendono 33 Sezioni di Archivio di Stato. Hanno competenza in ambito provinciale e il loro compito è quello di conservare, valorizzare e tutelare gli archivi delle amministrazioni centrali e periferiche degli Stati preunitari e gli archivi delle amministrazioni periferiche dello Stato unitario non più occorrenti alle ordinarie esigenze di servizio, versati periodicamente agli Archivi di Stato, e tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo Stato abbia in proprietà o in deposito o in comodato d’uso. Gli Archivi di Stato conservano, inoltre, gli atti notarili dei notai della provincia che hanno cessato l’attività professionale da almeno cento anni e la documentazione prodotta da enti pubblici soppressi.
Alla conservazione, ricompresa nell'ambito della tutela dei beni culturali, è strettamente legata la fruizione del patrimonio documentario, resa possibile dal personale degli Archivi di Stato attraverso lo studio, il riordinamento, l’inventariazione dei fondi e la creazione di strumenti di ricerca (guide, elenchi, inventari, regesti). Questi ultimi descrivono, con diversi livelli di analiticità, i fondi archivistici conservati negli Istituti archivistici dello Stato e, unitamente alla consulenza qualificata fornita dai funzionari archivisti in Sala di studio, consentono agli studiosi di orientarsi e di avere accesso alla documentazione.
La valorizzazione mira a promuovere la conoscenza del patrimonio culturale. Al fine di far conoscere ad un pubblico sempre più vasto le attività istituzionali e il patrimonio documentario conservato, gli Archivi di Stato organizzano mostre documentarie ed iniziative promozionali e divulgative di varia natura, intessendo proficue collaborazioni con enti, università, istituzioni e associazioni culturali presenti sul territorio.
Gli Archivi di Stato, infine, effettuano la sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti e conservati presso gli uffici periferici dello Stato (d. lgs 42/2004, art. 41). Tale sorveglianza è esercitata mediante apposite commissioni di sorveglianza istituite presso ogni ufficio statale della provincia. Le commissioni si riuniscono periodicamente allo scopo di garantire la corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, la conservazione della documentazione di interesse storico-archivistico, l’elaborazione di proposte di scarto, autorizzate dalla Direzione Generale Archivi, e i versamenti all’Archivio di Stato della documentazione ritenuta utile per la ricerca storica.
