L’Archivio di Stato dell’Aquila esercita la vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici statali periferici della provincia dell’Aquila.
Questa funzione è svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art. 41) e disciplinate dal regolamento approvato con DPR 8 gennaio 2001, n. 37 (procedimento di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi ed il procedimento per lo scarto dei documenti).
La Commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’ufficio periferico, resta in carica per tre anni ed è un organo collegiale misto formato da quattro componenti: due funzionari dell’ufficio di appartenenza dell’archivio, un funzionario dell’Archivio di Stato e uno del Ministero dell’Interno. I componenti della Commissione riflettono i diversi interessi degli enti che rappresentano, nei riguardi dei documenti. Il rappresentante dell’Archivio di Stato esprime l’esigenza della conservazione dei documenti come fonti per la ricerca storica.
Le Commissioni si riuniscono periodicamente con il compito di: vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito; selezionare la documentazione di interesse storico per il versamento agli Archivi di Stato (affari esauriti da oltre 30 anni), identificando al contempo gli atti che sono di natura riservata; formulare le proposte di scarto della documentazione non più occorrente né a fini amministrativi né ai fini della ricerca.
Gli atti da eliminare sono individuati nel rispetto dei criteri fissati dai piani di conservazione e massimari di scarto predisposti dalle amministrazioni competenti. L’archivista, all’interno della Commissione, assicura che la documentazione non arrivi al versamento pregiudicata, sia dal punto di vista materiale sia sul fronte logico.
Le proposte di scarto vengono inviate per approvazione alla Direzione generale per gli Archivi. L’attività svolta dalla Commissione viene relazionata annualmente, con resoconto che viene inviato al Servizio II della Direzione generale per gli Archivi del MiC.
Prospetto esemplificativo, non esaustivo, delle Commissioni di sorveglianza attive dell’Archivio di Stato dell’Aquila.
