L’Archivio di Stato dell'Aquila esercita la vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia dell'Aquila. Tale funzione è svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art. 41) e disciplinate dal regolamento approvato con D.P.R. n. 37/2001.
Le commissioni di sorveglianza sono organi collegiali formati da quattro componenti: due rappresentanti dell'ufficio periferico (di cui uno ha il ruolo di presidente della commissione) cui appartiene la documentazione, un rappresentante dell'Archivio di Stato dell'Aquila e uno della Prefettura. Ciascuna commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’ufficio periferico, dura in carica per tre anni.
Le commissioni di sorveglianza svolgono le seguenti funzioni:
- vigilano sulla corretta gestione degli archivi correnti e di deposito dell’amministrazione di riferimento;
- selezionano la documentazione di interesse storico, da proporre per il versamento all’Archivio di Stato dell'Aquila. Il versamento deve essere autorizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi;
- individuano la documentazione riservata o soggetta alla tutela della privacy e ne definiscono il trattamento;
- formulano le proposte di scarto della documentazione non più occorrente né a fini amministrativi né ai fini della ricerca. Gli atti da eliminare sono individuati nel rispetto dei criteri fissati dai piani di conservazione, che definiscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti. Le proposte di scarto sono inviate ai fini dell’autorizzazione alla Direzione Generale per gli Archivi.
Annualmente il presidente cura la stesura di una relazione annuale sull’attività svolta dalla commissione indicando sinteticamente i risultati ottenuti in relazione all'attuazione dei criteri e degli obiettivi stabiliti dalla normativa.
